Empfangsmanagement Begrüßung und Betreuung von Besuchern: Platzierung im Wartebereich und Benachrichtigung der zuständigen Terminverantwortlichen. Überwachung von Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich: Säubern der Tischflächen bei Bedarf und Bestückung mit Infomaterialien. Schlüsselaufbewahrung für eigengenutzte Objekte. Kommunikation und Anfragen Entgegennahme und Weiterleitung: Interne Anrufe an zuständige Ansprechpartner*innen. Allgemeine Anfragen während der Servicezeit (Erstauskunft). Ausgabe und Annahme: Gästeausweise, hinterlegte Unterlagen (z. B. für Geschäftskunden, Mieter*innen). Post- und Versandmanagement Annahme von Posteingang und Warensendungen: Benachrichtigung der Mitarbeiter*innen zur Abholung. Übergabe von Post an Dienstleister (z. B. PIN AG, Deutsche Post). Datenmanagement Abfrage und Aktualisierung von Kontaktdaten in der Mieterakte gemäß DSGVO. Erstellung und Weiterleitung von Tickets an die verantwortlichen Fachbereiche Sicherheits- und Zugangsmanagement Kontrolle der Sicherungssysteme und Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen. Zugangsüberwachung: Ausgabe und Annahme von Gästeausweisen. Administrative Unterstützung Unterstützung des Second-Level-Support-Teams Kundenkommunikation: Vervielfältigung von Hausaushängen. Bearbeitung von Tickets (SLS) nach Vorgabe. Beantwortung schriftlicher allgemeiner Anfragen nach Vorgabe.