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Mitarbeiter/in für Verwaltungsaufgaben (w/m/d)
Berlin
Aktualität: 28.06.2024
Anzeigeninhalt:
28.06.2024, Bundesinstitut für Risikobewertung
Berlin
Mitarbeiter/in für Verwaltungsaufgaben (w/m/d)
Ihre Aufgaben:
Assistenztätigkeit und Sekretariatsaufgaben in der Stabstelle Leitungsbüro inklusive Planung, Organisa-tion, Koordination, Durchführung, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Sitzungen, Telefondienst sowie der Organisation und Planung von Dienstreisen
Koordination des Fahrdienstes
Büroorganisation inklusive Steuerung der bei der Leitung ein- und ausgehenden E-Mails sowie Post, Bearbeitung und Verwaltung des Schriftguts im internen Dokumentationssystem sowie Ablageorganisation
Anfertigung von Entwürfen und Reinschriften sowie von Vortragsfolien und tabellarischen Übersichten (teilweise in englischer Sprache)
Umgang mit öffentlichen Institutionen auf nationaler und internationaler Ebene
Unterstützung bei Repräsentationsaufgaben, Empfang und Betreuung von Besucherinnen/Besuchern
Unterstützung bei der Überwachung der Compliance des Gesamtinstituts durch Steuerung des Berichtswesens der Beauftragten
Durchführung von Internet-, Literatur- und Datenbankrecherchen
Das bringen Sie mit:
Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Berufsausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung in einem dienstleistungsnahen Sektor
Gute Ausdrucksweise, sicheres Beherrschen von Rechtschreibung und Grammatik der deutschen Sprache sowie der Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung
Aufgeschlossenheit, hohe Einsatzbereitschaft, Engagement, Durchsetzungsvermögen, sicheres Auftreten sowie Kreativität
Hohe Dienstleistungsorientierung und -bereitschaft sowie Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in den späten Nachmittagsstunden (Planbarkeit gewährleistet)
Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
Versierter Umgang mit MS Office sowie Internet und E-Mail
Gewissenhafte Arbeitsweise, Flexibilität, Team-Fähigkeit und Belastbarkeit
Interesse an einer Tätigkeit in einer zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebung verbunden mit der Bereitschaft zur Weiterentwicklung der EDV-Kompetenz im Rahmen von Fortbildungen
Erfahrungen in der Anwendung von Datenbank-Software oder Systemen zur digitalen Kommunikation (Videokonferenzsysteme, -Software)
Praktische Erfahrung im Leitungs- oder Geschäftsführungsbereich
Kenntnisse des Dokumentenmanagements
Praxis im Bereich der öffentlichen Verwaltung
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