Sie stellen die Arbeitsabläufe und Büroorganisation sicher. Sie nehmen administrative Aufgaben, insbesondere die Führung und Verwaltung der Wiedervorlage sowie der Ablage, Terminmanagement, Beurteilung der Dringlichkeit eingehender Post und Telefongespräche sowie deren sach- und termingerechte Weiterleitung wahr. Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die organisatorische Betreuung von Gremiensitzungen, unter anderem durch Zusammenstellung, Bearbeitung und Kontrolle von Sitzungsunterlagen. Die Überwachung und Einhaltung von Terminfristen, Versendung von Einladungen und Sitzungsunterlagen über ein Internetportal sowie Pflege von Mitgliederlisten gehören ebenso zu Ihren Aufgaben. Sie unterstützen die Referenten/-innen durch Übernahme weiterführender Aufgaben in der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen. Schreib- und Büroarbeiten erledigen Sie nach Vorgabe. Sie erstellen Präsentationsunterlagen und -folien. Der Empfang und die Betreuung von Besuchern runden Ihren Aufgabenbereich ab.