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22.01.2025, Kreis Höxter
Brakel
Sekretariatskraft (m/w/d)
Aufgaben:
- Telefonvermittlungsdienst, Aufnahme von Fallanfragen, Erstkontakt (auch Annahme von Krisenfällen und Erstbewertung der Dringlichkeit)
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Weiterleitung an zuständige Fachkraft, Posttransport
- Besucherempfang (und ggf. zwischenzeitliche »Beaufsichtigung« von Kindern im Wartebereich)
- Terminkoordination und Termincontrolling von ca. fünf Berater*innen, Klienten und anderen Schnittstellen
- Versand und Herausgabe von Informationsmaterialien (E-Mail, Print) an Schulen und andere Kooperationspartner
- Schreibdienste und Kopierarbeiten (Korrespondenz / Aktenvermerke / Berichte / Protokolle, Mails an Schulen, etc.) sowie Digitalisierungsarbeiten
- Registraturarbeiten einschl. Akten an- und ablegen und vertrauliche Akten verwalten, Aktenvernichtung
- Sitzungen, Konferenzen und Fortbildungen vorbereiten / begleiten (Raumbuchung, Bewirtung bei Sitzungen buchen oder organisieren, Online-Veranstaltungen, Anmeldelisten führen etc.)
- Unterstützung bei der Durchführung von Fortbildungen und Fachtagen (elektronisches Erstellen von Fortbildungsunterlagen, Aufbereitung von Fachmaterialien (z.B. in Power Point)
- Informationsrecherche und Auswertung (z.B. aktuelle Tagespresse, Internetrecherchen zu verschiedenen Fragestellungen)
- Allgemeine Statistiken anlegen und führen
- Pflege verschiedener Datenbanken z.B. der Netzwerkpartner und Fachstellen mit EXCEL
- Beschaffung und Abrechnungen (elektronischer Rechnungsworkflow) von Büromaterialien etc.
- Mitarbeit bei der Pflege der Homepage
- Unterstützung bei der Pflege der Klienten-Datenbank mit EFB-Assistent (z.B. Dokumentation)
- Eine Anpassung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Qualifikationen:
- Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, insbesondere in Situationen schwieriger Gesprächsführung
- Teamfähigkeit
- Hohe Sozialkompetenz
- Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und planvolles Handeln
- Dienstleistungsorientierung
- Zielorientiertes, termingerechtes Arbeiten
- Gute Ausdrucksfähigkeit, schriftlich / mündlich
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Vorgesetzten
- Freundliches Auftreten gegenüber Bürgern und dienstlichen Kontaktpersonen
- Gute Rechtschreibkenntnisse
- Führerschein Klasse B
- Bereitschaft zum Einsatz eines privaten Kraftfahrzeuges gegen Fahrkostenerstattung im Rahmen der Regelungen des Landesreisekostengesetzes NRW
- Befähigung für die Laufbahn des zweiten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes (ehem. mittlerer, nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder erste Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungsdienst oder
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise in den Fachrichtungen Büromanagement oder Industrie) oder
- Abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r
Wir bieten:
- Flexible Arbeitsmodelle
- Flexibler Arbeitszeitrahmen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Flexible Arbeitszeitmodelle (Teilzeitbeschäftigung ab 50 %)
- Home-Office und mobiles Arbeiten
- Familienfreundliche Rahmenbedingungen, wie z.B. Betriebs-Kita zur Betreuung von Kindern unter 3 Jahren
- Wir für Sie
- Regelmäßige Fortbildungen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
- Arbeitgeberleistungen, wie betriebliche Altersvorsorge, Entgeltumwandlung und E-Bike-Leasing
- Betriebliches Gesundheitsmanagement: Betriebsarzt, Erstattung von Arbeitsplatzbrillen, Gesundheitstage, Möglichkeit der Beratung durch externen Anbieter in belastenden Lebenssituationen
- Ihr Arbeitsplatz
- Kostenfreie Parkplätze, überdachte Fahrradständer, gute Verkehrsanbindung (Bahn) und gute Nahversorgung
- Arbeitsplatzgestaltung: ergonomische Arbeitsplätze mit moderner IT-Ausstattung, i.d.R. Doppelbüros
Unser Kontakt:
Fragen zu dieser Stellenausschreibung beantwortet Ihnen gerne die Personalabteilung, Herr Spitzenberg, Tel.: 05271/965-6405 oder per E-Mail j.spitzenberg@kreis-hoexter.de .
Der Leiter der Regionalen Schulberatungsstelle, Herr Schulz, Tel.: 05271/965-83297 oder per E-Mail c.schulz@kreis-hoexter.de , steht Ihnen ebenfalls für Fragen gerne zur Verfügung.
Weitere Informationen:
Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung ist erforderlich.
Die Stelle ist für Männer und Frau gleichermaßen geeignet.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund werden begrüßt.
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Sachbearbeitung
Behörden, Kommunen
Sekretariat
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