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Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)
Villingen-Schwenningen
Aktualität: 03.07.2025
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03.07.2025, Stadt Villingen-Schwenningen
Villingen-Schwenningen
Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)
Über uns:
Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab - von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.
Aufgaben:
- Eigenständige Organisation des Sekretariats der Amtsleitung
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie der Funktionspostfächer
- Interne und externe Terminabstimmung, Fristen- und Wiedervorlagenkontrolle
- Koordination des Schriftverkehrs inkl. Erstellung von Entwürfen z.B. für Bürgeranfragen
- Kommunikation mit Fachabteilungen, Querschnittsämtern, Bürgerinnen und Bürgern
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten innerhalb des Amtes (z. B. Urlaubs- und Krankmeldungen)
- Unterstützung im Sitzungsdienst (Vorlagenerstellung, Fristenüberwachung, Abstimmungen)
- Mitwirkung bei Veranstaltungsorganisation und verwaltungsinternen Prozessen
- Anleitung von Auszubildenden
Qualifikationen:
- Sie möchten als kommunikative und strukturierte Persönlichkeit Verantwortung übernehmen und unsere Amtsleitung im Tagesgeschäft organisatorisch wie administrativ unterstützen? Sie sind erster Kontakt für interne und externe Anfragen und haben Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (u.a. MS Office, enaio, Monday.com)
- Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Serviceorientiertes und freundliches Auftreten - auch in hektischen Situationen
- Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise
Wir bieten:
- Kollegiale Zusammenarbeit in einem Team, in dem Ihre Ideen und Meinungen gefragt sind
- Zukunftssichere Beschäftigung
- Im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
- Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
- 25 EUR Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
- Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
- Attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance'
- Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten
Unser Kontakt:
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, bitte über unser Online-Portal, bis zum 27.07.2025.
Fragen beantwortet Ihnen gerne
Silvie Lamla, Tel. 07720 82-2601
Stadt Villingen-Schwenningen
Haupt- und Personalamt
Postfach 12 60
78002 Villingen-Schwenningen
Das Online-Portal sowie Informationen über uns als Arbeitgeber finden Sie im Internet unter: www.villingen-schwenningen.de
Weitere Informationen:
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
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