Informationen zur Anzeige:
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Karlsruhe
Aktualität: 10.09.2024
Anzeigeninhalt:
10.09.2024, Max Rubner-Institut
Karlsruhe
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Aufgaben:
Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
Sie unterstützen die Inneren, zentralen Dienste der Zentralabteilung des MRI am Standort Karlsruhe.
Das sind Ihre Aufgaben:
Lagerverwaltung, insbesondere für Büromaterial und Mobiliar
Kantinenangelegenheiten (Ansprechperson für Kantinenpächter, Inventur Kantine)
Erstellen und Fortschreiben von Betriebskonzepten mit den Organisationseinheiten
Fortschreiben des Schließkonzepts für den MRI-Standort Karlsruhe
Vorbereitung von Ausschreibungen (z. B. Wartungsverträge, Unterhalts- und Glasreinigung, Bewachung)
Postangelegenheiten
Koordinierung von internen Umzügen
Mängelmeldungen im Ticketsystem der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA)
Koordinierung von Unterstützungsleistungen bei Veranstaltungen (Vorbereitung des Hörsaals, der Besprechungsräume und der Fahrtätigkeiten im Rahmen von Veranstaltungen und offiziellen Anlässen)
Serviceleistungen für die Institute und Einrichtungen des MRI Karlsruhe
Terminabstimmungen für Maßnahmen der BImA, mit den Organisationseinheiten des MRI sowie interne Bekanntmachungen und Blog-Beiträgen
Fuhrparkverwaltung (Dienstwagenkalender, Beschaffung, An- und Abmeldung, Aussonderung von Dienst-Kfz, Einweisung Richtlinie Dienst-Kfz)
Pflege des Intranetauftritts
Unterstützung in der Abwicklung des Funktionspostfachs
Rechnungsbearbeitung (Reinigung, Bewachung, DHL, DKV)
Ansprechperson für Reinigungs- und Bewachungsfirma
Fortlaufende Aktualisierung von internen Unterlagen
Qualifikationen:
Das bringen Sie mit:
Die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder vergleichbare Laufbahnbefähigung oder
Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungfachangestellter (w/m/d) oder vergleichbar oder
Eine abgeschlossene technische Berufsausbildung mit fundierten beruflichen Vorkenntnissen im Bereich der Liegenschaftsverwaltung
Führerschein Klasse B
Wünschenswert sind:
Berufserfahrung im Bereich der Liegenschaftsverwaltung
Die Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen innerhalb des Bundesgebietes
Anwendungssichere Kenntnisse der gängigen Bürosoftware
Gute organisatorische Fähigkeiten und ein sicheres Auftreten im Umgang mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Ansprechpersonen
Servicementalität und die Fähigkeit zum kundenorientierten Handeln
Kenntnisse über die Zusammenhänge in gebäudetechnischen Systemen
Wir freuen uns auf eine engagierte Person, die sich durch eine hohe Motivation, Team- und Kooperationsfähigkeit, eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie eine gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift auszeichnet.
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