Sekretariatskraft (m/w/d)
22.01.2025
Kreis Höxter
Brakel
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22.01.2025, Kreis Höxter
Brakel
Sekretariatskraft (m/w/d)
Aufgaben:
- Telefonvermittlungsdienst, Aufnahme von Fallanfragen, Erstkontakt (auch Annahme von Krisenfällen und Erstbewertung der Dringlichkeit)
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Weiterleitung an zuständige Fachkraft, Posttransport
- Besucherempfang (und ggf. zwischenzeitliche »Beaufsichtigung« von Kindern im Wartebereich)
- Terminkoordination und Termincontrolling von ca. fünf Berater*innen, Klienten und anderen Schnittstellen
- Versand und Herausgabe von Informationsmaterialien (E-Mail, Print) an Schulen und andere Kooperationspartner
- Schreibdienste und Kopierarbeiten (Korrespondenz / Aktenvermerke / Berichte / Protokolle, Mails an Schulen, etc.) sowie Digitalisierungsarbeiten
- Registraturarbeiten einschl. Akten an- und ablegen und vertrauliche Akten verwalten, Aktenvernichtung
- Sitzungen, Konferenzen und Fortbildungen vorbereiten / begleiten (Raumbuchung, Bewirtung bei Sitzungen buchen oder organisieren, Online-Veranstaltungen, Anmeldelisten führen etc.)
- Unterstützung bei der Durchführung von Fortbildungen und Fachtagen (elektronisches Erstellen von Fortbildungsunterlagen, Aufbereitung von Fachmaterialien (z.B. in Power Point)
- Informationsrecherche und Auswertung (z.B. aktuelle Tagespresse, Internetrecherchen zu verschiedenen Fragestellungen)
- Allgemeine Statistiken anlegen und führen
- Pflege verschiedener Datenbanken z.B. der Netzwerkpartner und Fachstellen mit EXCEL
- Beschaffung und Abrechnungen (elektronischer Rechnungsworkflow) von Büromaterialien etc.
- Mitarbeit bei der Pflege der Homepage
- Unterstützung bei der Pflege der Klienten-Datenbank mit EFB-Assistent (z.B. Dokumentation)
- Eine Anpassung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Qualifikationen:
- Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, insbesondere in Situationen schwieriger Gesprächsführung
- Teamfähigkeit
- Hohe Sozialkompetenz
- Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und planvolles Handeln
- Dienstleistungsorientierung
- Zielorientiertes, termingerechtes Arbeiten
- Gute Ausdrucksfähigkeit, schriftlich / mündlich
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Vorgesetzten
- Freundliches Auftreten gegenüber Bürgern und dienstlichen Kontaktpersonen
- Gute Rechtschreibkenntnisse
- Führerschein Klasse B
- Bereitschaft zum Einsatz eines privaten Kraftfahrzeuges gegen Fahrkostenerstattung im Rahmen der Regelungen des Landesreisekostengesetzes NRW
- Befähigung für die Laufbahn des zweiten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes (ehem. mittlerer, nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder erste Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungsdienst oder
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise in den Fachrichtungen Büromanagement oder Industrie) oder
- Abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r
Wir bieten:
- Flexible Arbeitsmodelle
- Flexibler Arbeitszeitrahmen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Flexible Arbeitszeitmodelle (Teilzeitbeschäftigung ab 50 %)
- Home-Office und mobiles Arbeiten
- Familienfreundliche Rahmenbedingungen, wie z.B. Betriebs-Kita zur Betreuung von Kindern unter 3 Jahren
- Wir für Sie
- Regelmäßige Fortbildungen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
- Arbeitgeberleistungen, wie betriebliche Altersvorsorge, Entgeltumwandlung und E-Bike-Leasing
- Betriebliches Gesundheitsmanagement: Betriebsarzt, Erstattung von Arbeitsplatzbrillen, Gesundheitstage, Möglichkeit der Beratung durch externen Anbieter in belastenden Lebenssituationen
- Ihr Arbeitsplatz
- Kostenfreie Parkplätze, überdachte Fahrradständer, gute Verkehrsanbindung (Bahn) und gute Nahversorgung
- Arbeitsplatzgestaltung: ergonomische Arbeitsplätze mit moderner IT-Ausstattung, i.d.R. Doppelbüros
Unser Kontakt:
Fragen zu dieser Stellenausschreibung beantwortet Ihnen gerne die Personalabteilung, Herr Spitzenberg, Tel.: 05271/965-6405 oder per E-Mail j.spitzenberg@kreis-hoexter.de .
Der Leiter der Regionalen Schulberatungsstelle, Herr Schulz, Tel.: 05271/965-83297 oder per E-Mail c.schulz@kreis-hoexter.de , steht Ihnen ebenfalls für Fragen gerne zur Verfügung.
Weitere Informationen:
Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung ist erforderlich.
Die Stelle ist für Männer und Frau gleichermaßen geeignet.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund werden begrüßt.
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